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高校档案综合管理系统分析与设计

时间:2014-03-28 00:22来源:2018年最新注册送彩金www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者
摘要:信息技术的发展和应用,为档案的科学保管和开发利用创造了现代化的途径和手段,教育部、国家档案局都把档案信息化建设确定为一项重要的战略任务。本文围绕数字化档案室的建设,依据软件工程的相关理论、方法,重点研究档案管理系统的需求分析与系统设计

  一、高校档案信息化建设的情况
  高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,是高校的一笔宝贵财富。[1]
  信息技术的迅猛发展和广泛应用,为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了现代化的途径和手段。为此,教育部、国家档案局在《高等学校档案管理办法》中明确提出,要“促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”,“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”,“加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
  国外高校档案管理工作已经实现了数字化、网络化。例如,哈佛大学档案馆实现了档案自动采集、数字化保存和网络化共享。在哈佛大学档案馆网站中,资料内容丰富,更新及时;为了满足不同层次用户的需求,同时提供一次文献、二次文献、三次文献等文献资料,[2]网站还提供了强大的检索功能,并且与Google等互联网检索工具相融合;为社会提供更好的服务,采用了RSS为用户提供定制管理。
  二、高校档案信息化建设中的问题
  我国高校档案的信息化工作取得了很大进展。但仍存在一些亟待解决的问题:
  (1)档案信息化工作的重视程度不够。在数字化校园的建设中,校园网的建设是基础,教务管理系统、学生管理系统、数字化图书馆系统等的建设往往被优先考虑,并很受重视。而档案管理信息系统的开发建设由于受众面相对较小,在高校中的重视程度不足。因而在人员配备、硬件建设、软件开发上投入相对来说不足。
  (2)档案信息管理工作的实施条件还不完善。[3]高校档案信息化建设需要完善的软硬件设施和相关人员。在硬件设施方面,主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器及其他必备的组件,尤其是需要生产和接受电子文件的工具和网络;软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。目前,高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐,影响了信息资源的开发利用。
  (3)档案信息资源的网络化开发利用不足。档案信息化建设的根本目的是方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。纵观国外的档案数字化建设,其网络检索、网络资源服务是信息化建设的重要内容,也是信息资源的价值体现。而我国高校的档案网站多是档案管理部门的介绍和目录检索,服务大众功能较弱,资源利用不足。
  三、档案信息管理系统分析
  1.系统的需求
  档案管理系统的需求总体看来包括档案整理和档案利用两大方面,有以下几点主要需求。
  (1)整理编目
  编写各类目录是档案管理人员的主要工作之一,档案管理信息化的最初需求就是打印编目。通过档案管理信息系统,可以自动产生档案目录,并打印规范统一的编目。
  (2)数据查询利用
  为了能够在网上方便地查询案卷目录、卷内文件目录,浏览电子版卷内档案文件,查询档案文件的借阅情况,系统应当提供室藏电子档案的文档、图形图像、语音资源、视频资源的检查阅览等服务。并可以通过高级检索、简单检索等方式,进行档案的查看、订阅,同时实现文件的远程查询功能。
  (3)档案整理组卷
  根据档案管理的若干标准,完成档案的整理组卷,最终实现档案有条理的分类整理存放。
  (4)文件归档管理
  档案记录着有价值的信息,如果档案丢失、损毁,将是单位的重要损失。利用计算机、数据库和网络技术,使档案管理系统可以完成各基层单位的及时归档,解决档案丢失问题。
  (5)电子文件管理
  电子文件管理是现在档案管理系统非常重要的一个功能。现在的档案管理系统应当可以保存电子文件、声像电子档案,同时可以扫描原纸质档案,形成电子文件,并对这些文件进行全文检索。
  2.业务流程分析
  档案管理工作主要由档案征集、整理、编目、归档、保管、利用以及相应的监督管理工作组成。
  (1)档案归档业务流程
  归档单位和个人将整理的资料送交兼职档案管理人员,经初步整理和检查,合格的送交档案室,档案管理员审核并提出修改建议,修改后组卷归档。由档案管理员移交到保管人员。由于业务需求,文件资料来源分为两部分,一部分为实时提交电子文件,由兼职档案管理人员负责录入,提交审核;另一部分为大量的纸质文件档案,档案整理后,提交档案室,同时由数字化人员负责数字转化工作。业务流程如图1所示。
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               图1 档案归档工作业务流程

  
(2)档案利用业务流程
  档案归档后,由档案保管员负责档案的日常维护、利用工作。其中,利用工作主要包括档案借阅、检索和复印。不涉密档案,部门和人员可以凭借相关证明到档案室借阅档案、复印资料,并登记;兼职档案管理人员可以直接借阅。涉密档案必须由兼职档案管理人员提出,经由相关领导批准,方可借阅。

档案检索分为Web检索和人工检索。进行Web检索时,须登录管理系统,进行身份认证后进行;人工检索由保管人员提供相应服务。业务流程如图2所示。
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               图2 档案利用工作业务流程

  (3)档案检查监督业务流程
  档案管理工作的全过程,都需要相应的监督、审核工作。档案室主任(审核员)负责档案室工作的日常监督管理,对关键过程进行审核,并不时抽查。通过统计、总结来保证档案管理工作的持续改进。

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