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高校掌上离校系统建设与应用

时间:2018-03-10 00:07来源:2018年最新注册送彩金www.zhixing123.cn 编辑:麦田守望者

当前,数字离校已经成为很多高校毕业生离校工作采用的模式。通过数字离校,可以充分发挥信息化高效、便捷的优势,优化和规范业务部门的工作流程,实现数据的高度共享和快速流动,提高业务办理效率,减轻业务部门工作强度,提高毕业生的满意度。

  大连理工大学于2014年启动了离校管理信息系统的建设,以加强部门间的协调联动,简化毕业生离校手续,使毕业生离校工作流程更加合理、规范和便捷,为毕业生提供优质高效的服务,营造热情和谐的毕业离校氛围。

  离校系统需求分析

  高校毕业生在离校报退时,需要在相对集中的时间内到多个部门办理一系列离校手续。传统的离校报退流程是毕业生持高校离校管理部门自制的纸质“报退单”到学校各相关业务部门单独办理并盖章确认,即使有些业务不需要办理,学生也必须盖章确认,因此经常会出现排队办理的现象。业务部门为完成毕业生报退工作,一般要预先准备专门的场所,将毕业生名单打印下来,安排工作人员现场为毕业生办理离校业务,学生的登记、材料核对、缴费、退费等业务办理工作强度非常大,效率也很低。同时,毕业生离校数据不能共享,导致教务、图书管理、一卡通等系统的毕业生数据不一致,对后续统计分析、业务处理等工作造成困扰。

  基于上述问题,毕业生离校系统的主要需求包括三方面:

  1.毕业生需求:了解本人报退必须办理的业务、可能需要办理的业务以及如何办理;能够快速办理各种业务;能够进行业务自助办理;可以及时了解业务办理结果。

  2.报退业务部门需求:掌握毕业生基本信息,保证需要毕业生办理的业务都能够办理;高效完成本部门毕业生报退办理的业务;业务办理情况统计和查询等。

  3.信息化部门:掌握和共享毕业生基本信息和毕业生毕业报退情况数据;报退数据导入学校公共数据库,同步到相关业务系统。

  离校系统建设思路及业务流程

  1.系统建设思路

  离校系统建设涉及的部门多,业务广。除本科生、研究生、留学生管理等部门外,还涉及学校财务、图书馆、信息化、后勤、档案、保卫、招生就业等多个职能部门。同时,学校的毕业生离校系统业务范围还包含主校区、开发区校区、盘锦校区三个校区,因此在离校系统建设中,部门协同是系统顺利建设和实施的关键。为此,学校建立了由主校区教务处、研究生院、国际教育学院作为负责部门,开发区校区、盘锦校区各部门为协助部门,网络与信息化中心为技术部门的离校系统建设组织构架。形成了如下系统方案建设思路,即:以主校区的学生离校工作为蓝本,由教务处、研究生院与网络与信息化中心共同确立一个初步方案,之后由国际教育学院、开发区校区、盘锦校区根据实际情况作出修改、调整和完善,最终汇总形成离校系统的建设方案。

  2.系统业务流程设计和优化

  离校业务是高校学生一条线管理中很重要的一环,只有信息和流程都梳理清晰后,才能更容易地开发离校管理与服务系统。学校已有的离校工作模式经过了学校多年的摸索和积累,已经形成了固有的业务流程和业务处理方式。为使离校系统适应原有的业务流程并加以优化和改进,我们在梳理所有离校环节的基础上对部分业务进行合理的信息化改造,使离校工作在整体上和局部环节都得到优化。

  以硕士研究生报退流程为例(图1),学校将毕业生离校手续分为必须办理环节和非必须办理环节,毕业生只有完成全部必须办理的手续后,方可领取毕业证和学位证。

  在毕业生离校业务优化方面,通过业务梳理和系统之间的对接,减化了学生办理业务的流程,但还有一些业务环节需要进一步的理顺和改造。

  如档案材料提交环节,这是每个研究生毕业离校必须办理的环节。由于所提交材料中的“学位授予证明”领取时间较晚,毕业生必须在两天之内完成所有档案材料的提交,导致排队现象十分严重。为此,研究生院与相关部门沟通之后决定由研究生辅导员汇总“学位授予证明”后统一交至档案馆。同时档案馆把原来两天的集中报退时间延长到一周,让学生可以自主选择时间提交相关材料,并用一卡通进行刷卡登记确认,彻底解决了排队和效率问题。

  又如毕业生报退时各类欠费缴纳和退费工作,原有模式是毕业生自行到各个部门办理,也是排队非常严重的环节。为此,学校利用一卡通的电子支付平台,与各业务系统进行对接,学生可随时了解本人欠费情况,随时利用校内电子支付平台或一卡通圈存机缴纳欠费,不需要到各个环节所在管理部门办理;同时,网信中心汇总毕业生的各种退费,在毕业生离校后,由财务处统一退到学生预留的银行卡中。

  离校系统的功能设计

  大连理工大学离校系统包括离校管理信息系统和“掌上离校”两部分。

  1.离校管理信息系统

  离校管理信息系统主要包括数据准备、事项办理、查询统计、系统管理以及毕业生查询等模块。

  (1)数据准备

  数据准备模块主要完成各类学生报退所需数据的准备工作,通过数据导入或系统对接的方式进行,包括:毕业生数据、财务欠费、借款信息、派遣信息、户口迁移信息、住宿等信息的导入和图书借阅、网络欠费等信息系统的对接。同时为各业务部门提供了数据准备进度查询的功能,根据数据准备进度情况启动报退工作。

  (2)事项办理

  事项办理模块主要由各部门完成毕业生离校所有环节业务的办理,通过系统对接的业务直接提取是否需要办理以及办理后的状态,通过一卡通刷卡现场办理的业务,直接标记完成状态。同时,业务部门可以查询各项业务的办理情况。

  (3)查询统计

  查询统计模块为各业务部门和相关职能部门提供所有毕业生各项业务办理详细情况的查询、导出以及总体情况的统计和图表展示,便于随时掌握毕业生离校工作的进展。

  (4)系统管理

  系统管理模块用于完成对报退业务、流程、人员、权限等方面的管理,以便灵活配置和调整毕业生离校工作,具体包括:批次管理、类型管理、事项管理、事项关系管理、权限管理等内容。

  (5)学生查询

  该模块主要用于毕业生快捷掌握需要办理的离校手续以及办理方式、办理状态。毕业生报退业务在查询页面中分“红灯”、“绿灯”和“黄灯”三种状态显示,分别表示“未办理”、“已办理”和“可能需要办理”。毕业生查询页面只要有红灯即表示相应业务没有办理,只有全部为绿灯或黄灯才可以领取毕业证和学位证。

  2.“掌上离校”

  “掌上离校”是基于大连理工大学移动校园“i大工”平台的掌上应用,包括iOS、安卓两个版本,使毕业生可以通过手机等移动设备快捷地查询离校业务办理情况。

  离校系统的数据集成

  离校系统实现了毕业生数据和业务办理信息的协同共享。由于大连理工大学教务系统、研究生系统均没有毕业报退模块,且本科生、研究生报退流程差异较大,数据格式不能统一,因此在毕业生数据准备上仍旧采用数据导入的方式,导入后的毕业生数据实现了各业务部门的共享。同时,对于住宿管理、财务欠费等业务由于没有业务系统支撑或出于安全考虑,也采用数据导入的方式。而对于图书借阅清缴、论文提交、档案资料提交、缴纳网络欠费等环节则直接通过系统对接方式实时获取结果数据并在离校系统中直接反馈。

  毕业生离校后,离校系统中的数据将同步到学校公共数据库中,并与教务、图书管理、一卡通、网络管理等系统进行数据同步,各业务部门不用再重复处理毕业生数据,直接完成已毕业用户的注销等后续业务。

  毕业生离校系统运行以来,在提高工作效率、降低工作强度、优化工作流程、提高服务水平等方面发挥了重要作用,得到了毕业生和相关业务部门的高度认可。同时,离校系统的成功建设和运行也为学校建设多部门、多业务协同的信息系统提供了宝贵的经验。我们也将继续优化和完善毕业生离校系统,使之更好地服务于师生。

  (作者单位为大连理工大学网络与信息化中心)

来源:中国教育网络作者:张巍 郭晓明 刘晓梅 刘凤伟
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